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お片付けの仕事をしていると、必ずぶつかる壁。
それは書類の整理です。
モノを片付けると景色が変わり、見た目にも成果を感じることができますが、紙を片付けても、景色は変わらないし、終わりが見えないような気持ちになることも。

モノには個体差があり、色や形で分けることができますが、紙や書類は内容を読み込む、目を通すだけでも大変です。たった1枚の紙に書かれた情報量は膨大で、見直すのに時間がかかることから、紙の片付けは最難関といわれます。

しかし、家の中に書類が入ってくるハードルは低く、子どもが毎日持ち帰る学校からのイベント告知やお知らせなどのプリント、ポストにはＤＭやショップの案内などが入ることも。
それらを不用意に受け入れていませんか？

まずは、増え続ける書類をためない仕組みを作りましょう。
 

そもそも日本は〝お帳簿文化〟といわれ、紙はひもでつづるという文化がありました。
とじ込むことで、不要な書類と必要な書類が一緒になり、廃棄のルールがあいまいでたまっていく一方なのです。

しかし、欧米のファイリング（書類管理）は、個別のフォルダにはさみ込むというもの。そこには、廃棄までの流れとルールがあります。
捨てる基準を設けることでためない工夫をして、必要な書類は保管と管理ができるようにします。
 

何を捨てて、何を保管するのか？　その 基準は重要度 です。

書類は主に２種類に分けることができます。

ひとつは「情報」もうひとつは「記録・証拠」となるものです。
情報は常にアップデートされ、受け取った時に一番価値があり、古くなると見る価値がなくなっていきます。
一方、記録や証拠となる書類とは、法定保存年限という一定期間の保管が義務付けられている書類のように確定申告に関わる書類などが挙げられます。

各家庭に入ってくる書類を重要度によって、不要な書類を手放すルールを設けます。
まずは、どんな書類があるのか？を分けることからスタートしましょう！
  

 
廃棄のルールを決める前に押さえておきたいことが、書類を見つけやすくする〝入口〟を整えること。
家庭にある書類を見直してみると、ご家庭ごとに特徴も見えてきます。
  
  ✅　公共機関　（税金、マイナンバー）
  ✅　お金　（振込、クレジット、請求書、領収書）
  ✅　教育 （学校や塾など）
  ✅　医療　（健康診断、受診記録、お薬手帳）
  ✅　銀行　（口座情報、投資、ローン）
  ✅　保険　（生命保険、損害保険）
  ✅　住宅　（設備、メンテナンス、住宅購入時の書類）
  ✅　取扱説明書類　（各種購入品）
  ✅　思い出　（子供の作品・手紙）


まずは、まとまりを見つけてグループに分け、グループごとにフォルダ作ります。
まとまりができることで、入ってきたらフォルダに分けやすくなり、使う時には書類が探しやすくなります。
書類が見つけやすくなり、フォルダの中に書類がたまってきたら見直します。
 
フォルダ作りと同時に廃棄のルールも設けます。
書類ごとに重要度を決め、いつまで保管するかをルール化するのです。 

 
〝持っているだけで安心する〟
〝後で見直そうと捨てるのを先延ばしにする〟
その情報に価値はありますか？

例えば、「封筒を開けて、その場で処理する」＝「不要な紙は捨てて、必要な紙をフォルダに分ける」。恐らくたった数分のアクションが、ため込んだ大量の書類の山に悩まされることない日々につながります。

期限のあるモノには「◇ 期限あり」というフォルダを別に作ります。
他のフォルダと分けることで、期限内に処理する習慣を作ります。
ためない工夫をすることが、今できるお片付けの一歩になるのです。

 書類の整理収納は仕組みづくりから。
 
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